Pregão eletrônico: como funciona e como dar lances

O que é o pregão

O pregão é a modalidade de licitação obrigatória para comprar bens e serviços comuns. O critério de julgamento pode ser o menor preço ou o maior desconto (Lei 14.133/2021, art. 6º, XLI).

Bem ou serviço comum é aquele cuja qualidade pode ser descrita no edital com especificações usuais de mercado (art. 6º, XIII). Uniformes, EPI, material de limpeza, alimentos e material de escritório costumam entrar aqui. O pregão não serve para serviços técnicos especializados de natureza intelectual nem para obras e serviços de engenharia, salvo os serviços comuns de engenharia (art. 29, parágrafo único).

A lei manda fazer as licitações preferencialmente na forma eletrônica. A forma presencial é exceção e precisa de motivação, com a sessão gravada em áudio e vídeo (art. 17, § 2º). No governo federal, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022 trata a forma eletrônica como regra para o menor preço e o maior desconto.

Quem conduz: o pregoeiro

A licitação é conduzida por um agente de contratação, servidor designado pela autoridade competente para tomar decisões e levar o processo até a homologação (art. 6º, LX, e art. 8º). No pregão, esse agente se chama pregoeiro (art. 8º, § 5º). Ele é auxiliado por uma equipe de apoio.

Na prática, o pregoeiro abre a sessão, analisa as propostas, acompanha os lances, negocia com o primeiro colocado, confere a habilitação e responde às mensagens no chat do sistema. Toda a conversa fica registrada.

As fases do pregão

O pregão segue o rito comum da lei (art. 29), com estas fases em sequência (art. 17):

1. Preparatória: o órgão define o que vai comprar, pesquisa preços e escreve o termo de referência. A empresa ainda não participa.
2. Divulgação do edital: o edital é publicado, inclusive no PNCP. A partir daí a empresa pode ler, tirar dúvidas e pedir impugnação até 3 dias úteis antes da abertura (art. 164).
3. Apresentação de propostas e lances: a empresa cadastra a proposta no sistema antes da sessão e, na sessão pública, disputa com lances.
4. Julgamento: o pregoeiro confere se a proposta mais bem classificada atende ao edital e se o preço é aceitável.
5. Habilitação: só então são conferidos os documentos de habilitação do primeiro colocado.
6. Recursal: quem discordar do resultado pode recorrer.
7. Homologação: a autoridade superior confirma o resultado, faz a adjudicação do objeto e homologa a licitação (art. 71, IV).

A habilitação pode vir antes do julgamento, mas só se o edital previr e com ato motivado (art. 17, § 1º). Por isso é importante ler o edital: a ordem pode mudar.

Prazos mínimos de divulgação

Entre a divulgação do edital e a sessão, a lei fixa prazos mínimos para a empresa preparar a proposta (art. 55):

• Compra de bens pelo menor preço ou maior desconto: 8 dias úteis (art. 55, I, a).
• Serviços comuns e obras e serviços comuns de engenharia pelo menor preço ou maior desconto: 10 dias úteis (art. 55, II, a).

São prazos mínimos: o órgão pode dar mais tempo. Se o edital mudar de um jeito que afete as propostas, ele deve ser divulgado de novo, com prazo novo (art. 55, § 1º). Com 8 dias úteis, uma empresa de EPI que só descobre o pregão na véspera tem pouco tempo para conferir amostras, preços e certidões. Achar o edital cedo faz diferença.

Modos de disputa e como dar lances

A lei prevê dois modos de disputa, que podem ser usados isolados ou juntos (art. 56). No modo aberto, as empresas dão lances públicos e sucessivos. No modo fechado, as propostas ficam em sigilo até a hora marcada. Com menor preço ou maior desconto, o modo fechado sozinho é proibido (art. 56, § 1º). Por isso o pregão usa o modo aberto ou a combinação de aberto e fechado.

Nas compras federais, a IN SEGES/ME nº 73/2022 detalha como cada modo funciona. Outros órgãos podem ter regras próprias, então confira o edital:

• Aberto: a etapa de lances dura 10 minutos e é prorrogada por mais 2 minutos sempre que houver lance nos 2 minutos finais (IN 73, art. 23).
• Aberto e fechado: a etapa aberta dura 15 minutos; depois de um aviso, ela fecha num tempo aleatório de até 10 minutos. Aí quem tem a melhor oferta e quem está até 10% dela pode mandar um último lance fechado, em até 5 minutos (IN 73, art. 24).

Alguns pontos valem para quase toda disputa. O edital pode fixar um intervalo mínimo entre lances (art. 57). A empresa pode dar lances intermediários, que não cobrem o melhor preço mas melhoram a sua posição, o que ajuda a ficar em segundo ou terceiro lugar (art. 56, § 3º). Se a diferença entre o primeiro e o segundo for de pelo menos 5%, a disputa aberta pode ser reiniciada para definir as demais colocações (art. 56, § 4º).

Microempresas e empresas de pequeno porte têm uma vantagem. No pregão, se o lance de uma ME ou EPP ficar até 5% acima do melhor preço de uma empresa maior, conta como empate, e a ME ou EPP pode cobrir a oferta em até 5 minutos depois do fim dos lances (Lei Complementar 123/2006, arts. 44, § 2º, e 45, § 3º).

Antes de entrar na sala, calcule o seu preço mínimo: custo do produto, frete, impostos, prazo de pagamento e margem. Um lance abaixo do que a empresa consegue entregar vira problema depois. Proposta com preço inexequível pode ser desclassificada (art. 59, III).

Depois dos lances: negociação, habilitação e recurso

Definido o resultado, o pregoeiro pode negociar condições mais vantajosas com o primeiro colocado (art. 61). Se o primeiro for desclassificado porque o preço continuou acima do máximo aceito, a negociação pode seguir com os próximos, na ordem (art. 61, § 1º). Nas compras federais, o vencedor recebe prazo mínimo de 2 horas, prorrogável, para enviar a proposta ajustada ao último lance (IN 73, art. 29, § 2º).

Na habilitação, os documentos são pedidos apenas do vencedor, salvo quando a habilitação vem antes do julgamento (art. 63, II). A regularidade fiscal é sempre conferida depois do julgamento e só do mais bem classificado (art. 63, III). Se ele não for habilitado, o próximo é chamado. No governo federal, boa parte disso é conferida pelo SICAF.

Quem quiser recorrer do julgamento ou da habilitação precisa manifestar a intenção imediatamente, na sessão, sob pena de perder o direito (art. 165, § 1º, I). As razões do recurso vêm depois, no prazo de 3 dias úteis (art. 165, I). As demais empresas têm o mesmo prazo para contrarrazões (art. 165, § 4º).

Onde encontrar pregões abertos

O Edital Map reúne os editais abertos do PNCP num mapa. Em /licitacoes/pregao-eletronico estão os pregões eletrônicos abertos, e na página inicial você busca pelo que vende e filtra por estado ou cidade. Cada edital tem regras próprias: o mapa ajuda a achar, a leitura do edital continua sendo sua.

Se quiser receber os pregões novos do seu ramo por e-mail, os Alertas do plano Pro fazem isso. Veja em /planos. Para começar do zero, leia o guia como participar de licitação.

Fontes oficiais

• Lei nº 14.133/2021 (Planalto)
• Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022 (Portal de Compras do Governo Federal)
• Lei Complementar nº 123/2006 (Planalto)

Este guia explica a regra geral. Cada edital tem regras próprias: confira sempre o edital e a lei antes de participar.