Proposta de preços para licitação: como montar sem errar

O que vai na proposta de preços

A proposta diz o que a empresa vai entregar e por quanto. No pregão eletrônico, ela é cadastrada antes da sessão pública e, depois dos lances, o vencedor envia a versão final. Quem define o conteúdo é o edital. Em geral, a proposta traz:

• Identificação da empresa: razão social, CNPJ, endereço, contato e quem assina.
• Número do edital e do item ou lote cotado.
• Descrição do item igual à do termo de referência: material, tamanho, cor, norma técnica e certificado, quando houver.
• Marca, modelo e fabricante, quando o edital pedir. O órgão só indica marca em casos excepcionais e justificados (Lei 14.133/2021, art. 41, I). Se a marca for só referência, um similar pode ser aceito com prova de qualidade, como laudo ou certificado (art. 42).
• Unidade de medida, quantidade, preço unitário e preço total.
• Validade da proposta e prazo e local de entrega.
• As declarações do edital. Uma é obrigatória por lei: a de que o preço cobre todos os custos trabalhistas, sob pena de desclassificação (art. 63, § 1º). Outras comuns: reserva de cargos para pessoa com deficiência e reabilitado (art. 63, IV) e, para os benefícios de ME e EPP, a de que a empresa não passou o limite de contratos públicos no ano (art. 4º, § 2º).

O modelo de proposta costuma vir como anexo do edital. Use esse modelo: ele traz os campos que o órgão vai conferir. Se o edital não trouxer, siga a lista acima e confira cada linha contra o termo de referência.

Como formar o preço

O preço da proposta não é o preço de balcão. Ele precisa cobrir tudo o que a empresa vai gastar até receber. O edital é obrigado a trazer as regras de entrega e as condições de pagamento (art. 25), e as duas mudam o custo. Monte a conta item por item:

1. Custo do produto: o que você paga ao fornecedor, ou o seu custo de produção. Use cotação atual e por escrito.
2. Frete até o local de entrega: o edital diz onde entregar, e pode ser mais de um endereço. Inclua embalagem e seguro da carga.
3. Impostos do seu regime tributário: Simples Nacional, lucro presumido e lucro real calculam de jeitos diferentes. Peça ao seu contador o percentual dessa venda e se a entrega em outro estado muda a conta.
4. Encargos e custos fixos: a parte de salários, aluguel e administração que cabe nesse fornecimento.
5. Custo financeiro do prazo de pagamento: o governo paga depois da entrega e da conferência. Se você paga o fornecedor antes, esse dinheiro parado tem custo.
6. Garantia: troca de produto com defeito e a garantia contratual, se o edital exigir.
7. Margem: o lucro que sobra depois de tudo. É dela que sai a folga para os lances.

Um exemplo. Uma distribuidora de EPI vai cotar luvas nitrílicas e botinas de segurança para um hospital estadual. O edital pede a luva por caixa e a botina por par, entrega em três unidades do interior em 15 dias e pagamento em até 30 dias depois do recebimento. A distribuidora soma o custo do fornecedor, o frete para os três endereços, os impostos, o custo de ficar mais de 40 dias sem receber e a margem. Só então define o preço mínimo por caixa e por par que aceita levar para a disputa.

Preço inexequível, orçamento e negociação

A lei manda desclassificar a proposta com preço inexequível ou que fica acima do orçamento estimado (art. 59, III). Também cai a proposta que não tiver a exequibilidade demonstrada quando o órgão pedir (art. 59, IV). Para conferir, o órgão pode fazer diligências ou exigir que a empresa demonstre o preço (art. 59, § 2º).

• Obras e serviços de engenharia: a lei presume inexequível a proposta abaixo de 75% do valor orçado pela administração (art. 59, § 4º). Para o TCU, a presunção é relativa: a empresa pode demonstrar que o preço é viável. Quem vence abaixo de 85% do orçado presta uma garantia adicional (art. 59, § 5º).
• Bens e serviços em geral: a lei não fixa percentual. Nas compras federais, a IN SEGES/ME nº 73/2022 trata o preço abaixo de 50% do orçado como indício, e só depois de diligência que mostre custo maior que o preço a proposta é considerada inexequível (art. 34). Outros órgãos podem ter regra própria: confira o edital.

Se o pregoeiro pedir que você demonstre o preço, responda no prazo com notas de compra, cotações de fornecedores e a sua memória de cálculo. Quando o preço fica acima do máximo aceito, o órgão pode negociar com o primeiro colocado e, se não der certo, com os seguintes, na ordem (art. 61).

O orçamento estimado pode ser sigiloso, desde que justificado, mas o órgão continua obrigado a divulgar os quantitativos e as demais informações necessárias para a proposta (art. 24). No maior desconto, o preço estimado ou o máximo aceitável vem no edital (art. 24, parágrafo único). Nas compras federais, o orçamento sigiloso só se torna público depois do julgamento das propostas (IN 73, art. 12, § 1º). Sem ver o teto, monte o preço pelo seu custo e compare com atas e contratos de compras parecidas publicados no PNCP.

Validade, convocação e proposta ajustada no pregão

Enquanto a validade da proposta corre, a empresa fica presa ao preço que ofereceu. Se o prazo de validade indicado no edital passar sem convocação para o contrato, os licitantes ficam liberados dos compromissos (art. 90, § 3º).

O vencedor é convocado para assinar o contrato, ou aceitar ou retirar o documento equivalente, no prazo e nas condições do edital, sob pena de perder o direito à contratação (art. 90). Esse prazo pode ser prorrogado uma vez, por igual período, com pedido justificado e aceito (art. 90, § 1º). Não manter a proposta e não assinar o contrato dentro da validade são infrações sujeitas a sanções (art. 155, V e VI).

No pregão, depois dos lances e da negociação, o vencedor envia a proposta ajustada ao último lance, no prazo que o edital der. Nas compras federais, esse prazo é de no mínimo 2 horas, prorrogável por igual período (IN 73, art. 29, § 2º). Deixe o arquivo pronto antes da sessão. Ao ajustar, baixe os preços unitários de modo que o total bata com o lance, sem item abaixo do custo nem acima do limite por item, se o edital tiver.

Planilha de custos em serviços com mão de obra

Em serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra, como limpeza e vigilância, os empregados da empresa ficam à disposição nas dependências do órgão (art. 6º, XVI). Nesses casos, o edital costuma pedir a planilha de custos e formação de preços. Ela mostra, por posto de trabalho, salário, encargos, benefícios, insumos como uniformes e materiais, custos indiretos, tributos e lucro.

Nas contratações federais, o modelo está no Anexo VII-D da IN SEGES/MPDG nº 5/2017, que a IN SEGES/ME nº 98/2022 autoriza aplicar, no que couber, às contratações da Lei 14.133. Os custos de mão de obra seguem a convenção coletiva da categoria, e é com a planilha que a empresa pede a repactuação depois (art. 135, II e § 6º). Pela IN 5, erro de preenchimento sozinho não desclassifica quando a planilha pode ser ajustada sem aumentar o preço e o preço cobre todos os custos (Anexo VII-A, item 7.9).

Em obras e serviços de engenharia, o vencedor reapresenta as planilhas com custos unitários, BDI e encargos sociais ajustados ao valor final (art. 56, § 5º).

Erros comuns que derrubam a proposta

• Descrição diferente do edital: trocar material, tamanho ou norma técnica. A lei desclassifica a proposta que não obedece às especificações do edital (art. 59, II).
• Esquecer o frete, ou cotar um endereço só quando o edital pede entrega em vários.
• Arredondamento: preço unitário com mais casas decimais do que o sistema aceita, ou total que não fecha com unitário vezes quantidade.
• Unidade de medida errada: cotar a unidade quando o edital pede a caixa com 100, ou o par quando pede a unidade.
• Não ler o anexo de modelo de proposta e deixar de fora um campo, uma declaração ou a marca.
• Validade menor ou prazo de entrega maior que os do edital.
• Reaproveitar a proposta de outra licitação sem trocar edital, órgão e item.

A lei desclassifica por vício insanável (art. 59, I e V), então falha que não muda a substância pode ser corrigida. Mas não conte com isso: revise antes de enviar. Se o edital tiver uma exigência que você considere irregular, o caminho é a impugnação, antes da sessão. A habilitação está no guia de documentos para licitação.

Como o Edital Map ajuda

Achar o edital cedo dá mais tempo para cotar fornecedores e frete. No mapa do Edital Map você encontra os editais abertos do PNCP por assunto, estado e cidade e abre o edital oficial. Para receber os editais novos do seu ramo por e-mail, há os Alertas do plano Pro. As regras de cada compra estão sempre no edital oficial.

Fontes oficiais

• Lei nº 14.133/2021 (Planalto)
• Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022 (Portal de Compras do Governo Federal)
• Instrução Normativa nº 5/2017, atualizada, com o modelo de planilha de custos (Portal de Compras do Governo Federal)
• Instrução Normativa SEGES/ME nº 98/2022 (Portal de Compras do Governo Federal)

Este guia explica a regra geral. Cada edital tem regras próprias: confira sempre o edital e a lei antes de participar.