Empenho e nota de empenho: como a empresa recebe do governo

O que é empenho

Ganhar a licitação não coloca dinheiro no caixa na mesma hora. O pagamento de um órgão público segue as regras de despesa pública da Lei 4.320/1964, e a primeira etapa é o empenho.

Segundo o art. 58 da Lei 4.320, empenho é o ato da autoridade competente que cria para o Estado a obrigação de pagamento, pendente ou não de implemento de condição. Em linguagem simples: o órgão separa, no orçamento, o dinheiro daquela compra e se compromete a pagar quando a entrega for feita. O empenho não pode passar do limite dos créditos do orçamento (art. 59), e nenhuma despesa pode ser feita sem empenho prévio (art. 60).

A lei prevê formas diferentes de empenho. Quando o valor exato não pode ser definido antes, o empenho é feito por estimativa (art. 60, § 2º). Para despesas de contrato pagas em parcelas, é permitido o empenho global (art. 60, § 3º). Fora desses casos, o empenho tem valor certo e serve a uma despesa paga de uma vez (na contabilidade pública, é chamado de empenho ordinário).

A nota de empenho

Para cada empenho é emitido um documento chamado nota de empenho. Ela indica o nome do credor (a sua empresa), a especificação e o valor da despesa e o abatimento desse valor do saldo do orçamento (Lei 4.320, art. 61).

Em alguns casos, a nota de empenho substitui o contrato. A Lei 14.133/2021 diz que o contrato é obrigatório, mas permite trocá-lo por outro instrumento, como carta-contrato, nota de empenho, autorização de compra ou ordem de execução de serviço, em duas situações (art. 95): dispensa de licitação em razão do valor, e compras com entrega imediata e integral, das quais não resultem obrigações futuras, inclusive de assistência técnica. Mesmo assim, as cláusulas do art. 92 se aplicam no que couber (art. 95, § 1º).

Exemplo: uma empresa de EPI vende 300 pares de luvas numa dispensa de licitação de uma prefeitura. Em vez de assinar um contrato administrativo, ela recebe a nota de empenho com o item, a quantidade e o valor. Esse documento funciona como a ordem de compra.

As três etapas: empenho, liquidação e pagamento

1. Empenho: o órgão reserva o recurso e emite a nota de empenho em nome da empresa (Lei 4.320, arts. 58 a 61).
2. Entrega e recebimento: a empresa entrega o produto ou presta o serviço. O órgão recebe primeiro de forma provisória e depois definitiva, conforme o contrato ou o regulamento (Lei 14.133, art. 140).
3. Liquidação: o órgão confere se a empresa tem direito de receber, com base no contrato, na nota de empenho e nos comprovantes da entrega. Apura o que se deve pagar, o valor exato e a quem pagar (Lei 4.320, art. 63).
4. Ordem de pagamento: a autoridade competente determina que a despesa seja paga (Lei 4.320, art. 64).
5. Pagamento: o dinheiro é depositado. O pagamento só acontece depois da liquidação regular (Lei 4.320, art. 62).

Na prática, a nota fiscal costuma entrar na etapa de liquidação, junto com o termo ou o atesto de recebimento. Por isso, nota fiscal com erro ou entrega diferente do empenhado atrasa tudo.

Como regra, o governo não paga antes da entrega. A Lei 14.133 proíbe o pagamento antecipado (art. 145). A exceção exige economia relevante ou que a antecipação seja indispensável para obter o bem ou o serviço, com justificativa prévia e previsão expressa no edital (art. 145, § 1º).

Prazo de pagamento e ordem cronológica

A Lei 14.133 não fixa um número único de dias para o pagamento. Ela manda que todo contrato traga o preço, as condições de pagamento, os critérios de atualização monetária entre a entrega e o efetivo pagamento e o prazo para liquidação e para pagamento (art. 92, V e VI). Então o prazo que vale é o do seu edital e do seu contrato. Leia essa cláusula antes de dar o preço.

Os pagamentos seguem uma ordem cronológica, separada por fonte de recursos e por categoria de contrato: fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e obras (art. 141). O órgão só pode alterar essa ordem em casos listados na lei, com justificativa prévia e comunicação ao controle interno e ao tribunal de contas (art. 141, § 1º). Um desses casos é o pagamento a microempresa, empresa de pequeno porte e microempreendedor individual, quando há risco de a empresa não conseguir continuar entregando (art. 141, § 1º, II).

O órgão deve publicar todo mês, no seu site, a ordem cronológica dos pagamentos e as justificativas de qualquer alteração (art. 141, § 3º). É uma forma de a empresa acompanhar a fila.

E se o atraso for longo? Se a Administração atrasar mais de 2 meses, contados da emissão da nota fiscal, o contratado tem direito à extinção do contrato (art. 137, § 2º, IV). Em vez disso, ele pode optar por suspender o cumprimento das obrigações até a situação se normalizar (art. 137, § 3º, II). Essas hipóteses não valem em calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra (art. 137, § 3º, I). Antes de suspender entregas, busque orientação jurídica: é uma decisão com consequências.

Cuidados para receber em dia

• Só entregue com a nota de empenho (ou o contrato) em mãos. A lei proíbe despesa sem empenho prévio (Lei 4.320, art. 60), e entregar antes deixa a empresa sem documento que comprove a obrigação de pagamento.
• Confira a nota de empenho assim que receber: razão social, CNPJ, itens, quantidades, preço unitário e valor total devem bater com a sua proposta.
• Emita a nota fiscal exatamente como está no empenho: mesma descrição, quantidade e valor. Divergência costuma devolver a nota e reiniciar a conferência.
• Guarde o comprovante de entrega assinado pelo órgão, com data, nome e cargo de quem recebeu.
• Mantenha as certidões em dia durante todo o contrato. A lei exige que o contratado mantenha as condições de habilitação durante a execução (Lei 14.133, art. 92, XVI). Veja quais são em documentos para licitação.
• Em entregas parceladas, acompanhe o saldo do empenho. Se o pedido passar do saldo, peça reforço do empenho antes de entregar.
• Anote o contato do fiscal ou do gestor do contrato. É com ele que se resolvem dúvidas de recebimento.

Na ata de registro de preços, a lógica é parecida: a ata não gera pagamento sozinha. Cada pedido do órgão vem com o seu empenho ou contrato, e só então a entrega deve ser feita.

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Fontes oficiais

• Lei nº 4.320/1964, arts. 58 a 64 (Planalto)
• Lei nº 14.133/2021, arts. 92, 95, 137, 140, 141 e 145 (Planalto)

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